Portail ProCert

Il portale ProCert è un'interfaccia individuale diretta e sicura che garantisce un'adeguata riservatezza in conformità con la nostra dichiarazione sulla protezione dei dati personali.

Tutti i mandati vengono gestiti tramite il nostro portale ProCert. Si tratta di un approccio che consente una gestione centralizzata, condivisa e senza carta, con un consumo minimo di carta.

Ogni incarico viene elaborato in fasi chiaramente definite, dove la fine di una fase determina l'inizio della fase successiva (vedi Regole per la certificazione dei sistemi di gestione). Saprete sempre a che punto è il vostro mandato. Avrete accesso ai documenti, ai certificati e ai rapporti di audit degli anni precedenti, nonché ai documenti da voi caricati sul portale ProCert. Qui potrete seguire tutte le comunicazioni con ProCert tramite un sistema di messaggistica interno. L'idea di base è che noi inviamo i messaggi ai nostri clienti tramite il portale e non tramite il loro programma di posta elettronica. In questo modo abbiamo una visione d'insieme dello scambio e una tracciabilità completa di un determinato mandato, il tutto conservato in un unico luogo. Tutti i dati sono accessibili solo alle persone coinvolte nell'elaborazione del vostro mandato.

Saremo lieti di fornirvi un accesso aggiuntivo per altri collaboratori. Rivolgetevi al vostro referente o al coordinamento operativo.

È possibile reimpostare la password dalla pagina di accesso al portale ProCert tramite il pulsante “Imposta nuova password?” che si trova nell'area di autenticazione, quindi inserire semplicemente il proprio nome utente e cliccare su “Richiedi reimpostazione”. Il nostro sistema invierà un messaggio all'indirizzo e-mail associato al proprio account utente con un link per reimpostare la password.

Troverete una panoramica dei passaggi più importanti nel regolamento di certificazione. Abbiamo suddiviso i passaggi in tre fasi: prima dell'audit, durante l'audit e dopo l'audit.

Di norma riceverete una richiesta via e-mail per eseguire un compito. Nell'e-mail troverete un link tramite il quale potrete rispondere. La vostra risposta verrà quindi salvata nella sezione «Messaggi» del mandato. Vi preghiamo di non rispondere via e-mail, ovvero al di fuori del portale. Potete anche contattare in qualsiasi momento il team che si occupa del vostro mandato, che si tratti del coordinamento operativo, del vostro referente o del vostro auditor responsabile.

Potrete caricare i vostri documenti e file direttamente sul nostro portale. A tal fine, andate alla scheda “Documenti” nella finestra del mandato, cliccate su “Carica” e selezionate i file che desiderate trasmettere a ProCert. È possibile caricare più documenti contemporaneamente.

Per scaricare documenti/file dal nostro portale, basta andare alla scheda “Documenti” nella finestra del mandato, selezionare il/i file/i documento/i che si desidera scaricare e cliccare sul pulsante “Download”. I documenti in formato PDF possono essere visualizzati anche in anteprima.

Potete inviarci un messaggio tramite il portale ProCert utilizzando la scheda “Messaggi” che si trova nella finestra del mandato ed è accessibile in qualsiasi momento.

Se hai bisogno di assistenza IT o riscontri un malfunzionamento sul nostro portale, puoi inviare la tua richiesta direttamente al nostro reparto IT utilizzando il pulsante “Richiesta di assistenza” nella barra superiore del portale. Se la richiesta riguarda un mandato specifico, è sufficiente cliccare sul pulsante “Richiesta di assistenza per il mandato” che si trova nella finestra del mandato. Il nostro reparto IT troverà una soluzione e vi contatterà per informarvi.

Il cliente è tenuto ad avviare le misure appropriate qualora durante l'audit vengano riscontrate deviazioni o non conformità. Ciò ha lo scopo, da un lato, di eliminare tali deviazioni o non conformità (cosiddette correzioni) e, dall'altro, di adottare misure correttive affinché tali deviazioni/non conformità non si ripetano in futuro (misure preventive). Pertanto, è necessario anche determinare le cause di

I parametri contrattuali influenzano due pilastri fondamentali: la durata minima dell'audit e la qualifica richiesta all'auditor. Il mancato rispetto della durata dell'audit può comportare una non conformità da parte della SAS e comporta automaticamente una non conformità a standard quali IFS Food, BRCGS Food e FSSC 22000, poiché questi standard verificano automaticamente la durata minima dell'audit e la qualifica dell'auditor non appena i dati vengono caricati nei rispettivi portali. Il mancato rispetto di tali requisiti può comportare l'invalidità dell'audit e del certificato. La non qualificazione dell'auditor comporta la sospensione del certificato. Sia ProCert che l'auditor saranno sanzionati nell'ambito dei programmi di integrità.

In qualità di organismo di certificazione, siamo soggetti a una serie di requisiti stabiliti dai proprietari degli standard e dall'organismo di accreditamento, che dobbiamo soddisfare e la cui conformità deve essere garantita dai nostri auditor e dai nostri clienti. Per soddisfare tali requisiti, abbiamo quindi bisogno di una buona collaborazione con i clienti.  La presente guida aiuta i clienti a familiarizzarsi con queste regole e a prepararsi per un audit con ProCert.

Per voi clienti, essa descrive tutte le regole fondamentali e importanti per una buona collaborazione, che si tratti di audit senza preavviso o di come comportarsi in determinate situazioni e molto altro ancora.  Gli auditor ProCert devono utilizzare questa guida proprio per svolgere il colloquio iniziale e finale.

Troverete queste informazioni nella guida in un capitolo appositamente dedicato. Il vostro auditor vi comunicherà direttamente tramite il portale ProCert quali documenti dovrete caricare prima dell'audit.